12 sai lầm khi giao dịch qua Email

Bạn trở về văn phòng làm việc sau cuộc họp và quyết định kiểm tra email. Một giờ sau, với việc tải về các email, lựa chọn những email nào cần đọc, xoá những email có vẻ là thư rác, trả lời những email quan trọng nhất và sắp xếp những email khác sẽ quan tâm sau, bạn băn khoăn không biết cả ngày của mình sẽ đi về đâu. Có vẻ như bạn đến văn phòng làm việc vào sáng nay và những gì diễn ra vào ngày mai cũng không mấy khác biệt.

Sự bùng nổ của email ngày nay thực chất ra sao? Đây có phải là kết quả khi mà toàn bộ thế giới quyết định sử dụng Internet như một công cụ giao tiếp kinh doanh chính? Có những nguyên tắc nào cho quản lý email và để trở thành một người sử dụng thư điện tử chuyên nghiệp và lịch sự nhất?
Chắc chắn là có, nhưng không phải tất cả mọi người đều biết rõ.

Email đang dần trở thành một phần trong hình ảnh kinh doanh của các công ty giống như những chiếc áo bạn mặc trên người, những bức bưu thiếp bạn viết, lời chào trong voice mail và những cái bắt tay lịch thiệp. Nếu bạn muốn tạo ấn tượng tốt ngay từ ban đầu và xây dựng những mối quan hệ kinh doanh tích cực, hãy chú ý tới những nguyên tắc sử dụng email và tránh xa 12 sai lầm email lớn nhất sau đây:

1. Bỏ sót tiêu đề email

Nhiều khi chúng ta thường không nhận ra được tầm quan trọng của tiêu đề thư. Một lá thư được gửi đi mà thiếu tiêu đề sẽ không có bất cứ ý nghĩa nào cả mà thậm chí khiến người nhận thấy khó chịu. Khi từng cá nhân sẽ nhận được rất nhiều email, thì tiêu đề thư là yếu tố quan trọng nếu bạn muốn email của mình nhanh chóng được đọc. Tiêu đề thư đã trở thành một chìa khoá quan trọng quyết định email có được mở ra đọc hay không.

2. Tiêu đề thư không tương thích

Ví dụ, nếu bạn đang viết thư cho hãng xuất bản web, tiêu đề thư của bạn có thể là “Nội dung trang web”. Tuy nhiên, khi trang web của bạn phát triển và bạn gửi thêm các thông tin, các tiêu đề cũng cần được thay đổi, chẳng hạn như “thông tin liên lạc”, “hình ảnh” hay “trang chủ”.
Đừng luôn ấn vào nút “reply” trong mọi thời điểm. Việc thay đổi tiêu đề thư sẽ cho phép người nhận biết được nội dung cụ thể trong thư mà không cần phải kiểm tra lại họ đã gửi những gì trước đó.

3. Lời mở đầu thư không có ý nghĩa

Tiêu đề thư nên đi thẳng vào nội dung thông điệp, chứ không phải là ““Hi” hay “Xin chào”. Người nhận sẽ quyết định thứ tự mình sẽ đọc email căn cứ vào ai là người gửi và nội dung email là gì. Email của bạn sẽ có rất nhiều đối thủ cạnh tranh.

4. Không cá nhân hoá email của bạn tới người nhận

Email là không chính thức nhưng nó vẫn cần những lời chào theo đúng quy tắc viết thư. Hãy bắt đầu với “Thân gửi ….”, “Xin chào ….” Hay chỉ “Anh/chị…”. Thất bại trong việc đưa tên người nhận vào thư có thể khiến bạn và email của bạn trở nên lạnh lẽo.

5. Không quan tâm tới từ ngữ

Khi bạn giao tiếp mặt đối mặt với một ai đó, 93% thông điệp của bạn là không thành lời. Email không có ngôn ngữ cơ thể. Người đọc không thể thấy được khuôn mặt bạn hay nghe giọng điệu lời nói, vì vậy, bạn cần lựa chọn từ ngữ một cách cẩn thận và chuẩn xác. Bạn nên đặt mình vào vị trí của người khác và suy nghĩ xem từ ngữ của bạn có tác động tới họ ra sao.

6. Quên kiểm tra lại chính tả và ngữ pháp

Vào những ngày đầu khi email mới ra đời, một vài người đã ghi chú rằng dạng giao tiếp này không đảm bảo chuẩn xác về mặt chính tả và ngữ pháp. Điều này là hoàn toàn sai. Chính tả và ngữ pháp là sự đại diện cho bạn. Nếu bạn không kiểm tra lại để chắc chắn email được soạn thảo chính xác nhất, mọi người sẽ đặt câu hỏi về trình độ và sự nghiêm túc của bạn.

Hãy sử dụng chấm câu và viết hoa đúng nhất và luôn kiểm tra lỗi chính tả. Song bạn cần nhớ rằng, phần mềm kiểm tra chính tả chỉ có thể phát hiện một số từ sai chính tả rõ ràng, có một số từ bạn dùng sai nhưng vấn đúng chính tả. Do vậy, tốt nhất bạn cần tự kiểm tra chính tả.

7. Viết một cuốn tiểu thuyết lớn

E-mail cần ngắn gọn. Hãy giữ cho nội dung của bạn được cô đọng. Hãy sử dụng một vài đoạn văn và một vài câu trong mỗi đoạn. Mọi người sẽ đọc lướt các email, vì vậy những nội dung dài dòng rất lãng phí. Nếu bạn thấy cần phải truyền tải những thông điệp dài, hãy gọi điện thoại trò chuyện hay hẹn một cuộc gặp.

8. Chuyển tiếp email mà chưa có sự đồng ý

Hầu hết mọi người đều làm điều này. Bạn có thể tự hỏi nếu thư được gửi mình và chỉ duy nhất mình, tại sao mình phải chịu trách nhiệm khi chuyển tiếp nó cho người khác? Rất thường xuyên các thông tin bảo mật bị lan truyền rộng rãi vì một ai đó thiếu sự nghiêm túc. Trừ khi bạn được đề nghị hay bạn yêu cầu sự cho phép, đừng chuyển tiếp bất cứ nội dung nào được gửi tới cho bạn.

9. Nghĩ rằng sẽ không ai khác thấy đọc được email của bạn ngoài người gửi

Một khi bạn rời hòm thư của mình, bạn sẽ không thể biết được email của mình kết thúc ở đâu. Đừng sử dụng internet để gửi đi tất cả mọi thứ mà bạn không thể kiểm soát được nó. Hãy sử dụng những công cụ khác để truyền tải các thông tin cá nhân hay những thông tin nhạy cảm.

10. Bỏ qua chữ ký của bạn

Bạn hãy luôn kết thúc email với tên của mình, thậm chí nó đã được đặt ở đầu thư. Bạn cũng cần bổ sung các thông tin liên lạc chẳng hạn như số điện thoại, fax và địa chỉ cơ quan. Người nhận có thể muốn gọi điện cho bạn hay gửi cho bạn những tài liệu mà không thể được gửi qua email. Việc xây dựng mẫu chữ ký chính thức với tất cả các dữ liệu liên quan là cách thức chuyên nghiệp nhất để email của bạn được hoàn hảo hơn.

11. Mong đợi những phản hồi ngay lập tức

Không phải tất cả mọi người đều ngồi trước máy tính với chương trình email được bật. Vẻ đẹp của giao tiếp Internet nằm ở sự thuận tiện của nó. Nó
không phải là một sự ngắt quãng công việc của mọi người. Họ có thể kiểm tra email vào thời điểm nào thuận tiện nhất với họ chứ không phải với bạn. Nếu giao tiếp thực sự quan trọng đến mức bạn cần câu trả lời ngay, hãy sử sụng điện thoại.

12. Hoàn thành mục “Gửi” ngay đầu tiên

Trên thực tế, tên và địa chỉ của người nhận thư nên là phần thông tin sau cùng bạn đưa vào email. Hãy kiểm tra cẩn thận tất cả các nội dung khác, bao gồm chính tả, ngữ pháp, chấm câu và ngôn ngữ. Bạn đã nói rõ những gì cần nói? Giọng điệu email của bạn ra sao? Bạn đã đính kèm tài liệu muốn gửi đi? Nếu bạn gõ tên và địa chỉ người nhận đầu tiên, một sơ sót có thể nào đó khiến lá thư được gửi đi khi mà nó chưa hoàn thành. Bạn sẽ không bao giờ có thể lấy lại nó.

E-mail đang khiến mọi công việc kinh doanh trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn, bao gồm cả việc tạo ra được những ấn tượng mạnh mẽ và xây dựng các mối quan hệ đối tác hiệu quả. Sử dụng công cụ email một cách hiệu quả và thích hợp, bạn chắc chắn sẽ có được vô vàn các kết quả kinh doanh tích cực trong tương lai.