Chỉ với một chiếc máy tính nối mạng, người sử dụng có thể trao đổi tức thì với bạn bè, đồng nghiệp và đối tác khắp thế giới. Tuy nhiên, không phải ai cũng sử dụng email đúng cách và hiệu quả.
Cùng sự phát triển của Internet, thư điện tử trở thành công cụ giao tiếp phổ biến. Ưu thế của phương tiện này là nhanh gọn, tiện lợi và chi phí thấp. Nhưng tính phổ cập của email làm cho nhiều người cẩu thả hơn và quên mất một số quy tắc xã giao căn bản:
Thiếu hoặc sai tiêu đề trong email
Đây là lỗi tương đối phổ biến, xuất phát từ tính lười biếng và cẩu thả. Thử tưởng tượng mỗi sáng trước cuộc họp, đối tác của bạn nhận được cả chục email, gồm cả thư của bạn, không chứa tiêu đề. Loa ngại thư rác, hoặc bực mình với sự thiếu chuyên nghiệp của người gửi, đối tác đó có thể bỏ qua những email này, hoặc họ sẽ phải mở tất cả để đọc nội dung và xác định vị trí của giao dịch đó trong thứ tự ưu tiên xử lý. Với quỹ thời gian hạn hẹp, sự bất cẩn này sẽ làm cho bạn mất điểm trong mắt đối tác.
Một “bệnh kinh niên” khác là chủ đề và nội dung không ăn nhập với nhau. Hiện tượng này thường xảy ra khi người gửi chọn chế độ trả lời (reply) hoặc trả lời cho tất cả (reply all) từ những email cũ để viết thư với nội dung hoàn toàn mới nhằm tránh mất thời gian nhập lại nhiều địa chỉ nhận thư. Chủ đề không ăn nhập với nội dung thường làm người nhận không quan tâm hoặc cảm thấy bực bội, mất thiện cảm.
Tiêu đề email cần truyền đạt nội dung chính mà người gửi muốn gây chú ý. Vì vậy, bạn nên kiểm tra trước khi gửi và cũng cần đặt tiêu đề ngắn gọn, rõ ràng, tránh các cụm từ chung chung như “Tin mới”, “Xin chào”…
Ngôn ngữ cộc lốc, không có mở đầu hay kết luận
Người sử dụng không nên gửi một email không có lời chào hỏi ở đầu hay lời cảm ơn xã giao ở cuối. Với thư bắt đầu ngay bằng “Tôi muốn…” hoặc “Tôi cần…”, người nhận sẽ cho là người viết quá sỗ sàng hoặc thiếu lễ độ và có thể ảnh hưởng đến mối quan hệ đối tác trong kinh doanh.
Email không chỉ là phương thức truyển tải thông tin mà còn là công cụ giao tiếp với các chuẩn mực văn minh nhất định. Bạn nên bắt đầu email bằng câu chào và luôn sử dụng những cụm từ thể hiện sự lịch sự như “Phiền bạn ..” hay “Tôi sẽ rất biết ơn nếu…” khi đưa ra yêu cầu, đề nghị. Bạn cũng đừng quên kết thúc thư với ngôn trang trọng như “Kính thư”, “Xin chân thành cám ơn!”, “Chúc bạn một ngày vui vẻ”… cùng với tên và thông tin liên lạc của bạn.
Hiện nay, một số sinh viên mới ra trường khi viết email thường đưa ngôn ngữ suồng sã, không chính thống và cả các biểu tượng cảm xúc (emoticon) vào email. Trong trường hợp đó, họ sẽ bị người nhận đánh giá là thiếu sự nghiêm túc và chín chắn.
Quên tệp đính kèm
Quên không đính kèm những văn bản cần thiết sẽ làm phát sinh ít nhất hai email khác: thư nhắc gửi tệp đính kèm và thư gửi lại với lời xin lỗi. Điều này vừa lãng phí thời gian của người gửi, vừa tạo sự khó chịu cho người nhận. Do đó, hãy hình thành thói quen kiểm tra toàn bộ thư trước khi nhấn nút Send/Gửi. Để cụ thể hơn, bạn cũng nên chỉ rõ trong email những tài liệu bạn sẽ gửi kèm và nội dung cơ bản hay mục đích sử dụng của những tài liệu đó. Tên file cũng không nên chung chung như “tailieu.doc” mà cần thể hiện nội dung chính như “Báo cáo doanh thu năm 2010.doc”.
Chân dung và tính cách nghề nghiệp của mỗi người được phản ánh qua từng biểu hiện cụ thể và hãy đừng tạo nên hình ảnh của một nhân viên sao nhãng, cẩu thả qua email.